Working Capital

tutor2u™ Working Capital Introduction to the  Management of  Working Capital AS & A2 Business Studies PowerPoint Presentations 2005 Introduction •  All businesses need cash to survive  •  Cash is needed to:  –  Invest in fixed assets  –  Pay suppliers and employees  –  Fund overheads and other fixed costs  –  Pay tax due to the Government •  Nearly all businesses use much of their cash resources  to finance investment in “working capital”  •  Managing working capital effectively is, therefore, a  vital part of making sure the business has enough cash  to continue tutor2u™ ww. tutor2u. net What is Working Capital? What is Working Capital? Working capital is the cash needed to  pay for the day­to­day operation of the  business  How is It Calculated? Working capital is the difference  between the current assets of a  business and its current liabilities  tutor2u™ www. tutor2u. net Definition of Working Capital Current  Assets Less Assets of the business  held in cash form (e. g. at the bank) or that that  can quickly be turned  into cash Current  Liabilities Money owed by a  business which will  need to be paid in the  next 12 months utor2u™ www. tutor2u. net Definition of Working Capital Stocks Current  Assets Less Debtors  Cash  Investments Trade Creditors Current  Liabilities Taxation  Dividends  Short­term Loans tutor2u™ www. tutor2u. net Calculating Working Capital ­ Example Stocks  Trade Debtors  Current  Assets  Cash  Prepayments  Less  ? 250,000  ? 500,000  ? 900,000  ? 125,000  ? 25,000  ? 250,000 Working Capital = Trade Creditors  ? 350,000  ? 100,000 Current  Liabilities Taxation  Dividends  Short­term Loans ?650,000  ? 50,000  ? 150,000 tutor2u™ www. utor2u. net The Working Capital Cycle •  Not all businesses have the same need to invest in  working capital  •  Much depends on  (1) The nature of the production process (i. e. what and how something  is being produced), and  (2) The way in which the product is distributed to customers •  The working capital cycle is: –  The period of time between the point at which cash is first spent on  the production of a product and the final collection of cash from a  customer tutor2u™ www. tutor2u. net Working Capital Cycle ­ Illustrated

Raw Materials ordered from  suppliers and put into stock  awaiting production. Cash  is used up to finance stocks  (by paying the suppliers) Finally the product starts to  generate cash – as  customers pay the amounts they owe. Then the whole  process starts again More cash is used to finance  the production process –  employ staff, run the factory  and other support operations More cash is used up to store  finished products and distribute  them to the intended markets. Trade customers are allowed to  buy now and pay later – so  debtors increase” utor2u™ www. tutor2u. net Working Capital Ratios (liquidity) •  The “liquidity position” of a business refers to its ability  to pay its debts – i. e. does it have enough cash to pay  the bills? •  The balance sheet of a business provides a “snapshot”  of the working capital position at a particular point in  time  •  There are two key ratios that can be calculated to  provide a guide to the liquidity position of a business  –  Current ratio  –  Acid test (“quick”) ratio tutor2u™ www. tutor2u. net Current Ratio Calculation  Formula  Example Calculation ’000  Stocks  Trade debtors  Cash balances  Current Assets  Trade Creditors  Other short­term liabilities  Current Liabilities  1,125  1,750  650  3,525  1,025  235  1,260 Current Assets  Current Liabilities 3,525 = 1,260 2. 8 tutor2u™ www. tutor2u. net Acid Test (“Quick”) Ratio Calculation  Formula  Example Calculation ?’000  Stocks  Trade debtors  Cash balances  Current Assets  Trade Creditors  Other short­term liabilities  Current Liabilities  tutor2u™ Current Assets (less Stocks)  Current Liabilities 1,125  1,750  650  3,525  1,025  235  1,260 2,400 = 1,260 1. 9 www. tutor2u. net Interpreting the Ratios   A business needs to have enough cash (or “cash to come”) to be  able to pay its debts  •  Obviously, a current ratio comfortably in excess of 1 should be  expected – but what is comfortable depends on the kind of  business  •  Some businesses find it hard to turn stock and debtors into cash –  so need a high current ratio  • Some businesses (e. g. supermarkets) turn stock into cash very  rapidly and have low debtors – so they can happily exist with a  current ratio of less than 1  •  The acid test ratio is often considered to be a better test of liquidity  for businesses with a low stock turnover utor2u™ www. tutor2u. net Limitations of Liquidity Ratios •  Liquidity ratios should be used with care  •  Balance sheet values at a particular moment in time  may not be typical  •  Balances used for a seasonal business will not  represent average values  •  Ratios can be subject to “window dressing” or  manipulation (e. g. a big push to get customers to pay  outstanding balances by the year­end  •  Ratios concern the past (historic) not the future  •  Working capital management is very much about  ensuring the business has sufficient cash in the future tutor2u™ www. tutor2u. net

We Will Write a Custom Essay Specifically
For You For Only $13.90/page!

order now

Danger of Overtrading Overtrading happens when a  business tries to do too much, too  quickly with too little long­term  capital  Warning: a profitable business can  fail if it runs out of cash tutor2u™ www. tutor2u. net Overtrading ­ Introduction •  Overtrading represents an imbalance between the orders a business accepts and the means it has to fulfill  them  •  Overtrading happens when a business takes on  customer orders, but does not have enough current  assets, or working capital, to meet these demands  •  Overtrading is particularly common in young, rapidly  expanding businesses.

It can be extremely serious,  even fatal to the business tutor2u™ www. tutor2u. net How does Overtrading Happen? •  The length of the working capital cycle gets longer  –  E. g. trade debtors start taking longer to pay their debts  –  E. g. stocks are ordered earlier and need to be paid for before they  are sold  –  E. g. suppliers insist on being paid earlier •  Business turnover/output increases –  E. g. more stock is required (raw materials, greater value of work in  progress)  –  E. g. the value of trade debtors grows in line with higher sales tutor2u™ www. tutor2u. net

Symptoms of Overtrading •  Rapid increase in sales/turnover  •  Rapid increase in the value and volume of current  assets (e. g. increase in stocks)  •  Reduction in stock turnover and increase in average  time taken by debtors to pay invoices  •  Only a small increase in owner’s capital – with most of  the additional finance coming from higher trade  creditors (borrowing from suppliers) and the bank  • Significant fall in key liquidity ratios (current ratio /  quick ratio) tutor2u™ www. tutor2u. net Other Sources of Liquidity Problems •  Internal causes –  Poor management of operations (e. g. llowing too much stock to be  bought and stockpiled)  –  Production problems (e. g. equipment failure delaying the processing  of raw materials into finished goods, or poor quality standards)  –  Poor marketing decisions (e. g. allowing customers unsuitably long  credit terms? failure of promotional campaigns leaving the business  with unexpectedly high stocks) •  External causes –  Economic: e. g. unexpectedly lower demand due to falling customer  confidence or change in exchange rates  –  Financial failure: e. g. trade debtors going out of business leaving  their debts unpaid tutor2u™ www. tutor2u. net Ways to Improve Liquidity Option

Reduce the stock holding period for  finished goods and raw materials  Improve the efficiency of the production  process (e. g. shorten by using better  production methods)  Reduce the credit period offered to trade  debtors and chase amounts due more  aggressively  Extend the time taken to pay creditors Pitfalls May result in production delays or shortages if demand  increases unexpectedly  Costly to re­organise production – but may be worth it in the  medium­term  May upset customers – or cause them to reduce the amount  they buy  A dangerous option – suppliers may refuse to supply or may  charge interest if their payment terms are exceeded

Use invoice discounting or debt factoring  A good way to obtain cash quickly – but usually costly (e. g. factoring firm charges a high commission on debts paid)  to obtain cash from trade debtors  Sale and leaseback of assets  Another good way of releasing cash from fixed assets – but  leaves the business with higher costs and payment obligations tutor2u™ www. tutor2u. net Key Terms Working capital Funds required by the business to pay for the day­to­day operation of the business

Working capital  cycle  Current assets The period of time between the point at which cash is first spent on the production of a  product and the final collection of cash from a customer  Assets of the business held in cash form (e. g. at the bank) or that that can quickly be  turned into cash  Money owed by a business which will need to be paid in the next 12 months  The ability of a business to pay what it owes – as those amounts become due.

A business  that does not have enough cash is described as “illiquid”  Measure of liquidity based on data from the balance sheet. Calculated as current assets  divided by current liabilities Another liquidity ratio – better suited to assess businesses that have a low stock turnover  When a business takes on too many obligations without having the finance to pay for them Current liabilities  Liquidity Current ratio Acid test ratio  Overtrading tutor2u™ www. tutor2u. net